Home

Privacy statement

 

In het kader van de dienstverlening van Legolas Law worden persoonsgegevens verwerkt. Legolas Law kwalificeert hierbij als de verwerkings-verantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (“AVG”). Onder het begrip ‘persoonsgegevens’ wordt alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon verstaan.

Via dit Privacy Statement wil Legolas Law u informeren over onder meer het gebruik van uw persoonsgegevens en uw privacyrechten.

Welke persoonsgegevens verwerkt Legolas Law?

Cliënten

Legolas Law verwerkt de volgende persoonsgegevens van (contactpersonen van) cliënten:

• NAW-gegevens zoals door cliënt verstrekt;

• Overige gegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) zoals door cliënt verstrekt;

• Gegevens t.b.v. de behandeling van een zaak, waaronder begrepen gegevens aangaande de wederpartij en derden, zoals door cliënt, een wederpartij en/of een derde verstrekt of uit openbare bron is verkregen, zie ook hierna onder “Persoonsgegevens van derden”;

• Gegevens met het oog op het berekenen van vergoedingen en uitgaven, het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer zoals door cliënt is verstrekt;

• Andere gegevens van cliënten waarvan de verwerking is vereist om aan toepasselijke wet- of regelgeving.

Leveranciers / externe experts Legolas Law verwerkt de volgende persoonsgegevens van personen van wie Legolas Law producten of diensten afneemt of die werkzaam zijn bij deze leveranciers:

• NAW-gegevens zoals door leverancier verstrekt;

• Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens) zoals door leverancier verstrekt;

• Gegevens voor het doen van bestellingen, het inkopen van diensten; het berekenen van vergoedingen en het doen van betalingen en het innen van vorderingen, waaronder het bankrekeningnummer zoals door leverancier verstrekt;

• Andere gegevens van leveranciers waarvan de verwerking is vereist om te voldoen aan toepasselijke wet- of regelgeving.

Persoonsgegevens van derden

Legolas Law kan de volgende persoonsgegevens van derden, zoals personen niet-zijnde cliënten waarvan persoonsgegevens in de dossiers voorkomen, advocaten en andere adviseurs met wie Legolas Law contact heeft, verwerken:

• NAW-gegevens voor zover aan Legolas Law bekend gemaakt; • Overige contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens), voor zover aan Legolas Law bekend gemaakt; • Andere gegevens van derden die uit openbare bron zijn verkregen of door cliënten,

wederpartijen of derden aan Legolas Law zijn verstrekt in het kader van de behandeling van een zaak.

Grondslagen

Legolas Law verwerkt uw persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende juridische grondslagen:

a) Wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent of het op uw verzoek verrichten van precontractuele handelingen;
b) Wanneer dit noodzakelijk is om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
c) Wanneer dit noodzakelijk is ter behartiging van onze gerechtvaardigde belangen of de belangen van een derde;
d) Met uw toestemming.

Wanneer Legolas Law uw persoonsgegevens verwerkt op basis van uw toestemming, zal Legolas Law afzonderlijk toestemming aan u vragen. U mag uw toestemming altijd weer intrekken. Hierbij wijzen wij u erop dat het intrekken van uw toestemming de rechtmatigheid van de verwerking van uw persoonsgegevens vóór de intrekking van uw toestemming, onverlet laat.

Doeleinden en bijbehorende grondslagen:

• om de gevraagde juridische diensten te kunnen verlenen, met inbegrip van het identificeren van de cliënt en het verrichten van een conflict check om belangenverstrengeling te voorkomen (a, b en c: het kunnen aanbieden en verbeteren van de dienstverlening, het voldoen aan de Verordening op de advocatuur en de gedragsregels voor advocaten);

• voor de administratie van Legolas Law, waaronder het berekenen van vergoedingen, inkomsten en uitgaven, het betalen en het innen van vorderingen (met inbegrip van het inschakelen van incassobureaus of deurwaarders) (a, b en c: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);

• voor het kunnen behandelen van eventuele klachten en geschillen over de dienstverlening (a, b en c: ter verdediging van rechten, ter behoud en verbetering van bestaande relaties door middel van goede klachtenbehandeling, ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening en om aan de Verordening op de advocatuur te voldoen);

• om contact met u te houden en om met u te communiceren; (a, b, c: het belang om de diensten van Legolas Law onder de aandacht van bestaande cliënten te brengen).

• voor het doen van bestellingen of het inkopen van diensten (a, b en c: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);

• voor het doen uitoefenen van accountantscontrole en overige interne controle (a, b en c: het belang om een correcte administratie te kunnen voeren);

• voor het voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen met inbegrip van de Verordening op de advocatuur en de gedragsregels voor advocaten (b, c: het belang om aan deze verplichtingen te kunnen voldoen).

Aan wie verstrekken wij uw persoonsgegevens?

Legolas Law verstrekt uw persoonsgegevens niet aan derden (‘ontvangers’ in de zin van de privacywetgeving), tenzij dit noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de in dit Privacy Statement omschreven doeleinden, wanneer dit wettelijk verplicht is of wanneer u hier toestemming voor heeft gegeven. De derden aan wie de persoonsgegevens ter beschikking worden gesteld, zijn verplicht om vertrouwelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Indien deze partijen als ‘verwerker’ in de zin van de privacywetgeving worden aangemerkt, zorgt Legolas Law ervoor dat met deze partijen een verwerkersovereenkomst wordt gesloten die aan de in de AVG omschreven vereisten voldoet.

Legolas Law kan persoonsgegevens van cliënten, leveranciers en derden delen met:

• Leveranciers (bijv. softwareleveranciers, deurwaarders, koeriersdiensten, vertaalbureaus en accountants);

• De externe klachtenfunctionaris;

• Wederpartijen, andere advocaten of adviseurs in het kader van de dienstverlening;

• Rechtsopvolger(s) ingeval Legolas Law wordt overgenomen door of fuseert met een ander bedrijf en tevens met derden die betrokken zijn bij een dergelijke voorgestelde of feitelijke zakelijke transactie;

• Gerechten;

• Andere partijen, zoals toezichthouders en andere instanties indien wettelijk verplicht of met uw toestemming.

Ten behoeve van de dienstverlening kan Legolas Law persoonsgegevens doorgeven aan een ontvanger in een land buiten de Europese Economische Ruimte dat een lagere mate van bescherming van persoonsgegevens dan de Europese wetgeving biedt. In dat geval zal Legolas Law erop toezien dat een dergelijke doorgifte van persoonsgegevens in overeenstemming is met de geldende wet- en regelgeving, bijvoorbeeld door het sluiten van een voor dat doel door de Europese Commissie opgesteld en goedgekeurd modelcontract en toetsen of nog aanvullende maatregelen nodig zijn om een passend beschermingsniveau van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Bewaartermijnen

Legolas Law zal de verzamelde persoonsgegevens niet langer bewaren dan strikt nodig is, of dan wettelijk geregeld is, om de doelen te realiseren waarvoor de gegevens zijn verzameld. Hiervoor hanteert Legolas Law de volgende bewaartermijnen:

    • Voor persoonsgegevens die verwerkt zijn inzake juridische advisering en/of het voeren van een juridische procedure geldt een bewaartermijn van 20 jaar na het sluiten van het dossier op grond van de voorwaarden die aan Legolas Law worden gesteld op grond van haar beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Een dossier wordt gesloten indien de behandelend advocaat van mening is dat de specifieke adviesvraag van de cliënt geëindigd is en er geen verdere werkzaamheden meer in het dossier te verwachten zijn. Het dossier geldt als gesloten vanaf het moment dat een sluitingsbrief aan cliënt wordt verzonden of vanaf het moment dat het moment dat de cliënt het dossier laat overdragen aan een andere advocaat.
    • Persoonsgegevens die worden verwerkt voor marketingdoeleinden (waaronder persoonsgegevens die verwerkt worden voor het verzenden van de nieuwsbrief en/of reclame) worden bewaard voor vijf jaar, tenzij de persoonsgegevens ook voor andere doeleinden worden verwerkt, waarvoor een langere periode noodzakelijk is.
    • De persoonsgegevens die in het kader van de Kantoorklachtenregeling worden verwerkt, worden uiterlijk twee jaar nadat de klacht en/of de daaruit voortvloeiende gerechtelijke procedure is afgehandeld, verwijderd.
    • Persoonsgegevens die op grond van artikel 52 van de Algemene wet inzake rijksbelastingen (AWR) moeten worden geadministreerd, worden gedurende 7 jaar (vanaf het einde van het jaar waarin de betreffende gegevens hun actuele belang voor de (fiscale) bedrijfsvoering hebben verloren) bewaard in verband met de op Legolas Law ex artikel 52 lid 4 AWR rustende fiscale bewaarplicht.

De hierboven genoemde specifieke bewaartermijnen kunnen worden verlengd indien wettelijke bewaarplichten van toepassing zijn/worden. Ook kan Legolas Law de persoonsgegevens langer

bewaren indien dit nodig is ter behartiging van Legolas Law’s gerechtvaardigde belangen, zoals voor het afwikkelen van juridische geschillen.

Beveiliging

Legolas Law heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beveiligen tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen verlies, vernietiging, schade, aanpassing of bekendmaking. Voor vragen over de beveiliging van uw persoonsgegevens, of als u het vermoeden of aanwijzingen van misbruik hebt, kunt u contact opnemen via support@legolaslaw.com

Uw privacyrechten

U heeft de volgende rechten ten aanzien van de verwerking van uw persoonsgegevens door Legolas Law:

• het recht om te verzoeken of Legolas Law persoonsgegevens van u verwerkt en indien dit het geval is, op inzage in uw persoonsgegevens en bepaalde informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens;
• het recht op rectificatie van uw persoonsgegevens indien deze onjuist of onvolledig zijn; – het recht om uw persoonsgegevens te laten wissen (‘recht op vergetelheid’);
• het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens of om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken;
• het recht om toestemming voor de verwerking van uw persoonsgegevens in te trekken, indien de verwerking op uw toestemming is gebaseerd;
• het recht op ontvangst of afgifte van uw persoonsgegevens aan een door u aangewezen derde in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm (‘recht op dataportabiliteit’).

Legolas Law maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van art. 22 AVG.

Om uw rechten uit te oefenen kunt u contact opnemen via info@legolaslaw.nl of per post via: Legolas Law Emmasingel 33-35, 5611 AZ Eindhoven

Om te voorkomen dat Legolas Law informatie aan een verkeerde persoon verstrekt, kunnen wij om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te controleren.

Meer informatie over uw privacyrechten vindt u op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Klachten

Wanneer u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door Legolas Law, dan probeert Legolas Law hier samen met u uit te komen. Als dit niet tot het gewenste resultaat leidt, dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Dit Privacy Statement is voor het laatst aangepast op 1 maart 2024. Legolas Law behoudt zich het recht voor om dit Privacy Statement te wijzigen. De meest recente versie van dit Privacy Statement zal steeds op de website www.legolaslaw.com worden geplaatst.